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计算机与信息技术学院青年志愿者协会章程
时间:2012-04-10 作者:

第一章  总则

第一条?山西大学计算机与信息技术学院青年志愿者协会,是计算机与信息技术学院的一个以志愿者为主体的一个公益性质的组织。

第二条?山西大学计算机与信息技术学院青年志愿者协会遵守《中华全国学生联合会章程》《山西大学学生会章程》以及《山西大学社团联合会章程》,本会接收山西大学全体成员。

第三条?宗旨:爱心奉献,服务社会。用博爱之心和微尘之体来关注、帮助弱势群体,来宣扬公益事业;为在校大学生提供实践平台。

第四条?口号:让我们做爱的代言人。

第五条?基本任务:

(一)在爱心、自愿、奉献的原则下,让参与者在帮助别人的同时,体会人生,体验精神,升华精神,同时丰富大家的课余生活,让同学们的大学生活变得更加丰富多彩。

(二)组织广大同学开展各种公益性质的活动,积极与社会接触交流,突出本协会的公益性质,培养大学生的公民意识、奉献精神和服务能力。

(三)开展与其它学院的志愿者组织以及爱心类社团的合作与交流。

第二章  会员

一、青年入会的条件

1、本会不设固定成员,只设临时成员。

2、凡取得山西大学学籍,承认本会章程,不分年龄、性别、民族、宗教信仰、政治面貌均可成为青年志愿者协会临时成员。

二、会员应该享有的权利

1、通过符合本章程的程序,对本会工作进行建议,批评和实行监督。

2、有权参与本会举办的各项活动。

三、会员应该履行的义务

1、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,严格遵守国家法律法规和学校的规章制度,履行《大学生行为准则》所规定条例。

2、遵守本会章程,维护本会荣誉,参与本会的活动,执行本会决议。

3、参加本会举办的服务性、奉献性、社会实践、文体和公益性质等各项活动。

4、积极参与本会的各项活动,宣扬公益事业。

第三章  部门任务

一、主席团

主席团是一个集体领导机构,是协会的日常工作中心,有青协负责人、常务秘书长各一名。对协会负主要责任,主要职责有:

1、制定总体工作计划,策划、组织协会活动。

2、协调、分配各部门的工作。

3、对外代表协会。

二、秘书处

秘书处是一个联系主席团和其他各部的纽带,担负着信息共享交流、青协常规事务的处理等重要任务,常规事务有:

1、会议和活动的通知召集。

2、会议的考勤以及会议记录。

3、起草青协文件及规章制度。

4、青协资料的收集整理保存及档案管理工作。

5、负责活动信息的搜集。

三、联络部

联络部是我青协今年新成立的部门,受到了团委的高度重视。联络社会要帮助的群体如敬老院,沟通需要志愿者的群体如各大型赛事等,为热血青年创造机遇涉足社会。在团学联招新过程中,除招取新生干事外,我们还将在大一大二各设置两名联络员,大三大四各设置一名联络员,我们会是计科参与人数最多覆盖面最广的部门。每次充满挑战的志愿活动,我们都将由各年级联络员告知计科学子,为大家带来更多磨砺自己的机会。

四、策划部

策划是在有限的时空内最大程度地实现资源的优化配置和最佳利用、保证社联各项工作有序开展并取得预期效果的必要前提,所以在学院领导下展开的各种活动均是在策划部制定的策划下进行的。青协策划还有责任与社会一些组织联系,培训,在学校招募一些志愿者来加入我们的活动中来,为社会、学校做贡献,付出自己的力量。除了策划之外,策划部的职能还有:观摩外校的优秀活动、保持与各社团的交流沟通。

五、后勤部

后勤部是一个为青协提供物资保障及后期支持的部门。该部门直接作用于团体内部其它部门,对其它部门的正常运作具有至关重要的作用,对实现团体目标任务起间接作用。简言之,后勤部是为其它各部门职能能够顺利实现提供服务的一个部门。主要职责有:

1、举办活动之前与领导协商批下场地,向学院申请资金购买活动所需的各种物品。

2、活动的时候提前到场布置会场,例如拉横幅、搬桌椅、整理物品等,并且在活动中要现场拍照摄影,记录活动的点滴。

3、活动之后,整理恢复现场等。4、管理财务,负责购买各个部需要的物品、管理经费并做详细的记录等。

第四章  例会制度

一、例会目的

根据学生工作的需要,青年志愿者协会定期召开例会。目的在于:

1、实现有效管理,促进青协内各部门之间的沟通与合作。

2、提高青协各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度。

3、集思广益,提出改进性及开展性的工作方案。

4、发现并解决工作中的问题。汇报工作,总结心得,对工作中存在的问题开展批评与自我批评,统一思想。

5、协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

二、例会时间

1、级例会每周一次。各部长交流工作经验并解决工作中出现的问题。

2、急事宜可召开临时会议,时间根据实际情况另行通知,届时由秘书处通知各部长,各部长负责通知各部成员。

3、间需变动时,由秘书处做好通知事宜。

三、例会地点

例会地点定于计数楼101教室,如有变动由秘书处做好通知事宜。

四、会前准备

1、每次例议到会人员必须带好会议记录本和阶段工作情况汇报材料(本周工作总结、心得、未来两周工作计划)。

2、秘书处进行考勤点名。

五、职责分配

例会由秘书处主持,各部部长及干事均需列席参加,秘书处负责考勤和会议记录。

六、例会记录

由秘书处进行会议记录并整理存档。会议记录要求详细、整洁,核实到会情况,并对迟到、早退、请假和缺席情况作相应记录。

七、例会纪律

1、青协全体例会要求所有成员均须准时出席,原则上部长、副部长不得请假,如需请假应向青协负责人直接申请。

2、对连续缺席(含请假)3次者将取消年终评优资格,一学期请假不得超过5次,否则将取消年终评优资格。必要时,请假次数过多以至影响工作者,协会将考虑给予适当惩罚。

3、迟到者若因紧急事务耽误,事先通知例会负责人,则不作相应处理;若无故迟到,第一次迟到则负责会后会场的整理工作,不作扣分处理;从第二次开始,一次扣4分。

4、若有特殊情况(上课、病假等),经核实后,确定不能到会者,不作扣分处理。但必须严格履行请假手续;请假条必须亲自书写,不得由他人代写;交由青协负责人批准后方可不来,并及时了解例会内容,落实相应工作。如果遇紧急情况不能及时以书面形式请假,必须距开会前至少一小时向青协负责人口头请假,并于事后明确会议内容,两日内补办请假手续;所有请假条粘贴在当次的会议纪录处,否则在考勤纪录中仍作缺席处理;没有履行请假手续,情节较轻者,作一次缺席处理扣4分,情节较重者,将取消年终评优资格。

5、全体会议时学生会成员因未接到通知而未到会者,扣未到会者2分,负责通知者各1分。

6、与会者在到场后应到秘书处签到,未签到者按未到对待。

7、会议期间不得接打电话,手机等通讯工具必须关闭或调为静音,例会成员不得私下谈笑,无故交头接耳。违者一次扣2分,并要求在下次全体例会上做出检查。

8、认真听取工作总结,工作汇报和工作安排,积极发言讨论;会议以活跃氛围为主,但要保持必要的严肃性。

9、会后须安排人员整理会场,打扫卫生,做好相关后续事宜。

八、补充说明

1、全体例会反映的实际问题应列入部长级例会讨论内容,并建立相关问题备案。

2、本例会制度的解释权归计算机与信息技术学院青年志愿者协会秘书处所有。

3、本例会制度自通过之日起开始执行。

第五章  经费

第一条?协会主要经费来源:

1、党、团组织关于青年志愿者协会活动的专项经费;

2、社会实践、科技服务创收和社会资助、赞助、募捐等合理收入。

第二条?经费使用受全体成员监督。

第三条?经费的使用依照计算机与信息技术学院青年志愿者协会财务管理制度。

第六章  财务管理制度

一、总则

为了加强青年志愿者协会(以下简称协会)内部财务管理,保证各项工作顺利进行,特制定以下制度:

1、本协会财产归协会集体所有,任何人不得占为私有。

2、协会经费来源:院系拨款、活动赞助。

3、本协会经费必须用于章程规定的活动,不得在会员中分配。本协会的资产,任何人不得侵占,私分和挪用。

4、协会换届或更换负责人之前,必须接受有关部门的财务检查和审计。

二、细则

1、本协会资金运作实行统一管理、分级使用的财务制度。本协会全部收支由协会后勤部统一管理。

2、在重大活动举办一周前,相关部应将活动预算单及购物清单一并交由分团委副书记申报批准后签字并加盖公章。

3、签字后的活动预算单及购物清单由分团委副书记或青协常务秘书长在当天直接递交到后勤部。

4、由于青协经费有限,希望各部以节约的态度做活动计划,如果活动计划预算总额太高,必须有分团委副书记特别签字审批后方可进行。

第七章  档案管理制度

档案工作是青年志愿者协会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量。

一、档案工作办法

1、山西大学计算机与信息技术学院青年志愿者协会档案是青年志愿者协会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像、声像等资料,是本协会至关重要的公共财产。档案的内容不得随意公示、复制。

2、青年志愿者协会档案是由秘书处统一分类管理,每一学期进行一次档案清理。各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式两份由秘书处存档,以备查找。

3、档案的形式要求:对于各部门档案,应有文本和电子档案两种版本。档案上缴日期:在该活动结束后一周内。

4、档案上缴时由秘书处签收。

二、档案内容要求

1、人事档案:人事档案包括个人履历简历、个人量化表、请假条、学期工作总结、奖惩记录,以及其它相关材料。

2、工作档案:工作档案包括青年志愿者协会各部门的档案,学校及校团委颁发的文件和其它相关档案,由秘书处整理保管。各部门将其各项工作指使、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,由主席团定期检查并交给秘书处整理后将重大事项列入工作目录,包括账目,现金收支表、各种相关数据、表格等。

3、活动档案:活动档案内容包括活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果;活动新闻稿照片等各种文字与图像资料。活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时交秘书处归档。

三、档案查阅办法

1、主席团及秘书处成员有权查阅档案,各部门可以根据工作需要向秘书处借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。

2、各部门借阅文件后,应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应及时归还,若有遗失应做出书面检讨,主席团会做出相应的警告、批评。

3、查阅前请对照秘书处档案清单,明确档案名称及档案号。

4、认真填写索档单,并由部长级以上人员签字。

5、各部在指定时间办理查档手续,并同时告知秘书处归还日。

6、档案阅毕后请及时归还,过期不还秘书处有权进行查询并作相应处理。

第八章  考勤制度

为了加强青协的管理,保证青协各项活动的顺利举办,秘书处特制定本制度如下:

1、活动考勤制度分为重大活动考勤制度和日常活动考勤制度,考勤由秘书处负责。

2、重大活动时,当日有青协分配在场任务的人员,须按时到场,并到秘书处签到,不签到者视为不到。

3、活动前分配任务,由主席通知秘书处,秘书处通知各部长,各部长通知本部人员,通知一定要及时,并且通知到本人。青协成员因未接到通知而未完成任务者,扣未完成任务者2分、负责通知者1分。

4、有在场任务人员须按时到达活动地点,如有特殊情况需请假者,至少在活动开始前一天向所在部部长请假并递交假条,部长转交秘书处备案记录。如时间紧急来不及递交请假条者可先请假,事后补上假条。特别注意,活动开始当天请假者不予接受。

5、无故不参加活动者,一次扣4分,有迟到、早退情形之一者,一次扣2分。

6、各部对于所分配的任务应积极完成,工作成绩优秀的部门将在部门量化表中特别说明,工作成绩不佳或有较大漏洞的部门,全体人员扣1分,并要求相关人员在总结会上做出检查。

7、个人工作态度懈怠、散漫或工作有较大漏洞者,除部门扣分以外,再扣其本人1分。

第九章  附则

一、本章程自通过之日起开始生效。

二、本章程解释权属于山西大学计算机与信息技术学院青年志愿者协会。